המחשב ככלי ניהולי לשיפור רווחיות בית המרקחת

בבתי מרקחת רבים משתמשים במחשב רק לצורך מכירת תכשירי מרשם למבוטחי הקופות ואילו את שאר פעילויות בית המרקחת מנהלים ללא כל שימוש במחשב. הרוקחים שאינם משתמשים במחשב באופן מלא מתחלקים לשלוש קבוצות: אלו שאינם “אוהבים” את המחשב ובשבילם הוא בבחינת מעמסה; אלו שחוששים שמא כל מה שנרשם במחשב יגיע בצורה זו או אחרת לגורמים מחוץ לבית המרקחת, ללא ידיעתם; ומי שלא הפנימו את יישומי המחשב ככלי ניהולי.
 
בסקירה זו נציג בפניכם חלק מיישומי המחשב, ההופכים אותו לכלי ניהולי לשיפור הרווחיות בבית המרקחת.

בתקופה בה התחרות על הלקוח היא כה אגרסיבית וההנחות ללקוח מהוות גורם דומיננטי במאמצי השיווק, חשוב שלבית המרקחת תהיה האפשרות לתת הנחות מחד, אך גם לנהל אחריהן ביקורת מאידך. ההנחות משמשות מנוף לקידום מכירות ולמתן יחס אישי ללקוח, עם זאת, הנחות רבות מדי עלולות לגרום נזק לבית המרקחת.

באמצעות המחשב אפשר לתת הנחות, לנהל מבצעים ולבקרם. אפשר לתת הנחות לפריט, הנחות ללקוח מסוים (הנחה לכרטיס), הנחות לקבוצות של לקוחות, לחסום כפל הנחות ולהגביל הנחות ומבצעים לפרקי זמן מוגדרים. ניתן לנהל מבצעים שונים כמו: קנה מוצר מסוים וקבל אחר במתנה, או קנה בסכום מסוים וקבל שובר בשווי כלשהו, ועוד ועוד. על כל המבצעים וההנחות הללו ניתן, כאמור, לערוך ביקורת על ידי הפקת דוחות בחיתוכים שונים.

שני מרכיבים משפיעים בעוצמה על רווחיות בית המרקחת: המכירות והקניות. המכירות מושפעות ממספר גורמים, כשאחד החשובים בהם הוא המלאי של בית המרקחת. הקניות נגזרות ממלאי בית המרקחת ומצפי המכירות. פירוש הדבר: ניהול מלאי נכון ויעיל ישפר את המכירות וייעל את הקניות.

באמצעות ניהול מלאי ניתן לזהות במכירות את המוצרים המובילים בכמות, את אלו שמובילים בהיקף הכספי ואת המוצרים הרווחיים ביותר. על פי נתונים אלו ניתן לנצל את שטח המדפים היקר כל כך בצורה מקסימלית – לתת את המקום הנאות מבחינת שטח ומבחינת מיקום למוצרים התורמים ביותר לרווחיות בית המרקחת.

ניהול המלאי מספק לנו גם סטטיסטיקות של המוצרים. מהנתונים אפשר לגזור את ההמלצות להזמנות, תוך ניצול יעיל של תנאי האשראי שנותנים הספקים. לדוגמה: התשלום לספק מתבצע בתנאים של שוטף + תקופה. לפיכך, בתוך החודש (בתוך השוטף) הרבה יותר יעיל לקבל חבילה או שתיים המכילות את כל הצריכה החודשית, במקום עשר או חמש-עשרה חבילות, שכל אחת נותנת מענה ליום אחד או שניים. עצם קליטת החבילה, על כל המשתמע מכך, צורכת זמן רוקח יקר ביותר.

להלן שלוש דוגמאות המורכבות משני גרפים ודוח המופקים מהמערכת, שבעזרתם ניתן ללמוד על פעילות בית המרקחת ולשפר את הרווחיות על ידי טיפול בממצאי הניתוח:

דוגמה ראשונה מלמדת על שעות העומס בבית המרקחת. היערכות נכונה בנושא כוח אדם יכולה לחסוך בהוצאות ולהקטין מכירות אבודות.
 

דוגמה שנייה נותנת אינדיקציה על היקפי המכירות והתפלגותם בין מכירות למבוטחי הקופות לבין מכירות ללקוחות רגילים. מתוך הנתונים יכול הרוקח לזהות חולשות אותן צריך לשפר, או יתרון יחסי שכדאי לחזק.

הדוגמה השלישית היא חלק מדוח המפרט את המוצרים הנמכרים ביותר לפי כמות (את הדוח ניתן להפיק לגבי רשימת פריטים שאת אורכה אפשר לקבוע). ניתן להפיק דוח דומה גם לגבי מחזור – רשימת המוצרים המייצרים את המחזור הגבוה ביותר.

המחשב מקנה את האפשרות לעקוב אחר פעילות בית המרקחת הן מול הספקים והן מול הלקוחות ולבקר אותה. כמו בניתוח נתוני המכירה, גם כאן ניתן לזהות את הלקוחות המובילים, ומניתוח נתוני הקנייה אפשר לזהות את הספקים החשובים.

בתקופה שבה בתי המרקחת נאבקים על קיומם, מן הראוי שהכלי הניהולי המצוי ומותקן בכל מחשב בבית מרקחת ינוצל לא רק לצורך תכשירי המרשם. כדאי לרוקחים להשתמש בו הן לשיפור המכירות, באמצעות המבצעים וההנחות למיניהן, תוך מעקב וטיפול בלקוחות – בצד ההכנסות, והן לשיפור וייעול הקניות, באמצעות ניהול המלאי ומעקב ספקים – בצד ההוצאות.

אין כיום רשתות פארמים ומרכולים שלא משתמשים ביישומי המחשב. מי שרוצה לשרוד, חייב לאמץ את השימוש במחשב. לכל הרוקחים שאינם “אוהבים” את המחשב צריך להזכיר, כי המעבר לשימוש שוטף במחשב הוא בעיקר עניין של החלטה: בצד המכירות – אין כל הבדל בין מכירת פריט מרשם למבוטח קופה לבין מכירת פריט כלשהו ללקוח. השינוי שיעשה את כל ההבדל הוא הכנסת נתוני הקנייה למחשב. אשר לרוקחים החוששים מ”דליפת מידע”, חשוב לציין, ששום נתון לגבי פעילותו של בית המרקחת לא יעבור ללא אישורו של הרוקח. הנתונים המועברים מבית המרקחת הם רק אלה שלגביהם נתן הרוקח את הסכמתו, כמו: IMS, מרשמי קופות, הזמנות מספקים וכו’.

המציאות מלמדת, שבתי מרקחת שיישמו ואימצו את המחשב ככלי ניהולי, שיפרו באופן ניכר את רווחיותם.

מאת אריה אלטר -סמנכ”ל חברת – ירפא פתרונות מיחשוב לענף הרוקחות